Datenschutzerklärung

Datenschutz ist uns bei CortLex ein besonderes Anliegen. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003) verarbeiten. Bei personenbezogenen Daten handelt es sich um all jene Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie beispielsweise Name, Adresse, E-Mail-Adressen oder IP-Adressen.

Als Anbieter von Cloud-basierten Softwareprodukten zur Aktendokumentation, Recherchezwecken und Arbeitsoptimierung im rechtswissenschaftlichen Bereich wird CortLex primär als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art 4 Z 8 DSGVO tätig.

Unabhängig davon verarbeitet CortLex auch personenbezogene Daten als Verantwortlicher nach Art 4 Z 7 DSGVO tätig.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf diejenigen Verarbeitungen, für die die CortLex GmbH, Liebharstalstraße 6, 1160 Wien, registriert unter FN 4371426v beim Handelsgericht Wien, als Verantwortlicher im Sinne des Art 4 Z 7 DSGVO tätig wird (nachfolgend „Verantwortlicher“ oder „wir“).

Der Verantwortliche ist postalisch unter der vorstehend angeführten Adresse sowie per E-Mail unter datenschutz@cortlex.at erreichbar.

In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website, sowie wenn Sie mit uns einen Vertrag abschließen möchten.

1. Datenverarbeitung von Websitenbesuchern

Es werden beim Besuch unserer Website personenbezogene Daten verarbeitet, die im Zusammenhang mit Ihrem Endgerät stehen. Darunter fallen Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Referral-Website, IP-Adresse, technische Informationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem, ungefährer Standort des Endgeräts sowie allfällige Fehlermeldungen (Crash-Reports). Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung ist die Wahrung unserer berechtigten Interessen gem Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, nämlich die Analyse und Verbesserung des Betriebs unserer Website. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Bereitstellung der angeführten Daten ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist jedoch für den Betrieb unserer Website und unserer Produkte zwingend erforderlich.

2. Datenverarbeitungen durch den Einsatz von Cookies und Analysetools

Vorbehaltlich Ihrer Einwilligung nutzt die Website von CortLex Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google"). Google Analytics verwendet sog. „Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglicht. Die durch diese Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich der IP-Adresse) wird an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert. Google wird diese Informationen benutzen, um die Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern diesgesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall die IP-Adresse mit anderen Daten in Verbindung bringen. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung der Browser Software verhindern; wir weisen jedoch darauf hin, dass der Anwender in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen der Website voll umfänglich nutzen kann.

Die rechtliche Grundlage für die Aktivierung von Google Analytics ist Ihre Einwilligung gem Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Google Analytics wird nur dann aktiviert, wenn Sie dies ausdrücklich zulassen. Haben Sie die Verwendung von Google Analytics zugelassen, können Sie Google Analytics jederzeit deaktivieren, indem Sie unten Ihre Cookie-Einstellungen aktualisieren. Hilfsweise kann Google Analytics auch durch Herunterladen und Installieren eines Browser-Plugins über folgenden Link deaktiviert werden: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

3. Datenverarbeitung von Nutzern der Produkte von CortLex

Wenn Sie einen (Test)Account zur Nutzung unserer Produkte anlegen, verarbeiten wir

1. Informationen, die wir Ihnen als Inhaber des (Test)Accounts (Account Owner) zuordnen und zur Kontaktaufnahme mit Ihnen benötigen, beispielsweise Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,

2. Firmenstammdaten (zB Unternehmensname, Anschrift, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Ansprechpartner, Funktion), sowie

3. Informationen zu Art und Inhalt des Vertragsverhältnisses (zB Anzahl, Art und Laufzeiten der aktivierten Lizenzen sowie Informationen zu angefragten und erstellten Angeboten). Von den einzelnen Benutzern unserer Produkte, die einem bestimmten (Test)Account zugeordnet werden, verarbeiten wir Informationen, die wir zur Kontaktaufnahme und eindeutigen Zuordnung der Benutzer benötigen, das sind Kontaktdaten wie beispielsweise Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummern und Firma sowie Informationen, die wir zur Verwaltung desBenutzerkontos benötigen (zB (Test)Account, dem der Benutzer zugeordnet ist, Nummer der Lizenz, Zeitpunkt der Erstellung des Kontos, Art des Kontos, Aktivitätsauskunft des Kontos).

Weiters verarbeiten wir Informationen zu den Aktivitäten der Benutzer in unseren Produkten, insbesondere Aktivitätsdaten wie die Anzahl der erstellten und geteilten Zellen, Anzahl der sonstig erstellten Elemente und verwendetes Endgerät. Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) sowie die Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), nämlich der Analyse und Sicherstellung des Betriebs unserer Websiten und unserer Produkte, der kontinuierlichen Verbesserung unserer Produkte sowie der Optimierung unserer Marketingmaßnahmen.

Wenn Sie einen kostenpflichtigen Account bei uns aktivieren, verarbeiten wir über die vorstehend angeführten Daten hinausgehend auch Zahlungsinformationen (zB Rechnungsempfänger, Rechnungsadressen, Rechnungsnummern, Rechnungszeitraum, Fälligkeit, Bankverbindung, Zahlungskonditionen, Ansprechpartner für Rechnungen, Umsatzsteuer-ID, etc). Rechtsgrundlage dieser Verarbeitungen ist die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO), die Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO) sowie die Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), nämlich die Optimierung unserer Abrechnungsprozesse sowie die Durchführung unseres Liquiditätsmanagements. Die Bereitstellung der angeführten Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, jedoch zur Anbahnung, Aufrechterhaltung und Abwicklung der Vertragsbeziehung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich. Werden diese Daten nicht oder nicht vollständig bereitgestellt, können wir möglicherweise keinen Vertrag mit Ihnen abschließen bzw Sie nicht bei der Verwendung unserer Produkte unterstützen.

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden entsprechend den datenschutzrechtlichen Grundlagen nur so lange gespeichert, als sie zur Erreichung ihres Zwecks erforderlich sind:• Informationen, die im Zuge des Besuchs unserer Website verarbeitet werden, bleiben drei Monate erhalten.

• Daten zur Bearbeitung von Anfragen und zur Kontaktaufnahme, löschen wir spätestens 3 Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw dem letzten Kontakt mit Ihnen.

• Buchhalterische Daten werden entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Dauer gem § 132 BAO 7 Jahre aufbewahrt.

• Auf Ihrer Einwilligung basierende Daten werden bis zum Widerruf bzw zur Beendigung des Vertragsverhältnisses gespeichert.

Nach Ablauf der jeweiligen Frist bzw Erreichung des Zwecks, werden diese Daten gelöscht, sofern dies keinen berechtigten Interessen (wie die Aufbewahrung der Daten zu Beweiszwecken, bspw zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen) entgegensteht.

5. Rechte der betroffenen Person

Auskunftsrecht (Art 15 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO): Sofern wir personenbezogene Daten unrichtig oder unvollständig erhoben haben, haben Sie das Recht, deren Berichtigung bzw Vervollständigung zu verlangen. Recht auf Löschung (Art 17 DSGVO): Sie haben das Recht auf Löschung der von uns erfassten personenbezogenen Daten, sofern eine der folgenden Gründe vorliegt:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig;

• Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;

• Sie legen Widerspruch ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor oder der Widerspruch erfolgt gegen eine Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung;

• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;

• Die Löschung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich;

• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft von einem Kind erhoben.

Es kann jedoch Gründe geben, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, wie beispielsweise die bereits angeführte gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht.

Recht auf Einschränkung (Art 18 DSGVO): Sie haben das Recht, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingeschränkt wird, wenn eine der folgenden Voraussetzungen vorliegt:

• Sie bestreiten die Richtigkeit der personenbezogenen Daten, für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

• die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber eine Löschung ablehnen und stattdessen eine Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen,

• wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen

• Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten; weiters haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern wir diese Daten aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten und diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO): Sofern wir Ihre Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung unsübertragener öffentlicher Gewalt erfolgt oder aufgrund eines überwiegenden berechtigten Interesses verarbeiten, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung Widerspruch erheben. In diesem Fall haben wir die Verarbeitung einzustellen, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Einer Verarbeitung zu Werbezwecken sowie auch der damit verbundenen Erstellung eines Nutzerprofils kann jederzeit widersprochen werden.

Recht auf Widerruf: Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der uns übermittelten personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen.

Beschwerderecht: Haben Sie Grund zur Annahme, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde für diese Angelegenheiten zuständig.

6. Hinweise zur Datensicherheit

Wir werden beim Umgang mit personenbezogenen Daten die Vorschriften des Datenschutzgesetzes und des Telekommunikationsgesetzes beachten und die für den Datenschutz erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen treffen. Wir verpflichten uns und insbesondere unsere Mitarbeiter, die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes einzuhalten. Wir werden alle uns zumutbaren Maßnahmen in unserem Verantwortungsbereich ergreifen, um die gespeicherten Daten und Informationen gegen den unberechtigten Zugriff Dritter zu schützen. CortLex ist nicht dafür verantwortlich, wenn es Dritten gelingt, sich auf rechtswidrige Weise Zugang zu den Daten und Informationen, welcher Art auch immer diese sein mögen, zu verschaffen.